Mengajukan Permohonan Surat Perintah Lembur

Overtime Order Letter atau Surat Perintah Lembur (SPL) merupakan perintah kepada 1 atau lebih karyawan untuk melakukan pekerjaan diluar jam kerja biasa (lembur). Pada aplikasi Zemangat sangat penting sekali untuk membuat SPL dikarenakan sistem tidak akan menghitung perhitungan lembur dalam proses payroll apabila user tidak membuat SPL di aplikasi Zemangat. Hal ini yang sering kali membuat perhitungan menjadi tidak akurat. Menu ini terletak pada : Time Attendance – Transaction – Overtime Order Letter.

Klik Add () untuk menambahkan surat perintah lembur.

Field	Description
Code	Nomor SPL, akan tercatat secara otomatis oleh sistem
OT Date	Tanggal jadwal lembur dilakukan
Input Type	Pilih type inputan overtime Duration : menginputkan durasi overtime karyawan Hour : menginputkan jam overtime karyawan
Duration	Before Workhour : Overtime dilakukan sebelum jam kerja After Workhour : Overtime dilakukan setelah jam kerja
Overtime Duration	Lama overtime (satuan jam)
Start Date	Tanggal lembur mulai dilakukan
Start Time	Jam dimulainya lembur
End Date	Tanggal lembur berakhir
End Time	Jam lembur selesai
Job Description	Deskripsi dari pekerjaan lembur yang dilakukan
Department	Pilih organisasi struktur karyawan yang melakukan lembur
Break Time	Lama istirahat saat lembur (satuan jam)
Remark	Keterangan tambahan

• Setelah anda memilih departemen yang sesuai maka pada form detail overtime order letter, anda dapat klik view employee dan akan muncul nama karyawan sesuai dengan yang terdaftar pada departement tersebut.
• Setelah itu anda dapat memilih karyawan siapa saja yang dikehendaki untuk melakukan lembur dengan cara klik pada nama karyawan yang akan dipilih, atau jika anda ingin memilih semua karyawan anda dapat klik .
• Setelah selesai memilih karyawan yang akan lembur tekan tombol Add () untuk menambahkan karyawan
• Setelah itu pidah pada tab “Selected” untuk melihat daftar karyawan yang sudah user pilih untuk melakukan lembur beserta informasi detail mengenai jadwal lembur mereka.
• Klik Tombol submit untuk mengirimkan permohonan SPL ke approver yang berwenang.
• Nb: khusus jika ada SPL, sistem irisan pada shift kerja akan diabaikan dan akan mengikuti jam mulai/berakhir nya SPL. Sehingga data absensi karyawan tetap bisa masuk meskipun diluar range irisan  yang telah ditentukan pada Shift Schedule.

Menghapus Permohonan Surat Perintah Lembur

Untuk menghapus permohonan surat perintah lembur hanya bisa di lakukan setelah dilakukan proses Input permohonan surat perintah lembur terlebih dahulu. Namun perlu diperhatikan sebelum anda menghapus permohonan surat perintah lembur karyawan, request status permohonan tersebut harus dalam bentuk draft. Request status berubah menjadi draft apabila request surat perintah lembur tersebut sudah di reject atau ditolak oleh atasan. Untuk menghapus permohonan suart perintah lembur, user bisa mengakses menu Overtime pada menu Time Attendence – Transaction – Overtime Order Letter

klik ()disebelah kanan permohonan surat perintah lembur yang akan dihapuskan dan klik Delete.

Klik Delete untuk menghapus permohonan surat perintah lembur.

Mengupload Permohonan Surat Perintah Lembur

Upload Overtime Order Letter digunakan untuk melakukan penginputan data permohonan surat perintah lembur karyawan secara masal. Terdapat 2 type upload yang dapat digunakan untuk mengupload permohonan surat perintah lembur yaitu Simple dan Detail. Type detail digunakan jika anda ingin mengupload permohonan surat perintah lembur dengan menentukan detail overtime seperti jam mulai dan jam berakhirnya overtime. Sedangkan type simple digunakan jika anda ingin mengupload permohonan surat order letter dengan hanya memasukkan durasi overtime yang akan dilakukan. Untuk melakukan Upload Overtime Order Letter anda dapat mengakses menu : Time Attendance – Transaction – Overtime Order Letter – Upload Data ()  – pilih type upload yang digunakan – Choose Upload File – Upload.

Anda dapat mendownload template excel upload data dengan klik pada tombol Upload Data   – Pilih type upload – Get Template.

Type Detail :

Field	Description
Employee Id	Nomor Induk Karyawan
Overtime Date	Tanggal lembur karyawan (Format DD/MM/YYYY)
Job Description	Keterangan yang dapat diisikan alasan lembur karyawan
Start Date	Tanggal dimulainya lembur (Format DD/MM/YYYY)
Start Time	Jam dimulainya lembur (Format HH:MM)
End Date	Tanggal berakhirnya lembur (Format DD/MM/YYYY)
End Time	Jam berakhirnya lembur (Format HH:MM)
Break Time	Jumlah jam istirahat karyawan ( dalam satuan jam )
Remaks	Keterangan tambahan

Type Simple :

Field	Description
Employee Id	Nomor Induk Karyawan
Overtime Date	Tanggal overtime
Total Hour	Total Jam Overtime